Автоматизация обмена данными между “1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ” ред. 3.0 и системой АЗС «Нефте-Кредит» в ООО «Трейд-Ойл»

Тип проекта: Автоматизация

Партнер, осуществивший внедрение/проект:

1С:Франчайзи ООО «ВеронАудит»
Нижневартовск 
Харитонов Константин Владимирович

Версия 1С:Предприятия:

8.3

Внедренное типовое решение:

1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ

Отрасли:

Торговля, склад, логистика, транспорт >> Торговля >> Нефтепродукты, ГСМ и химические вещества

Описание кейса:

ООО «Трейд-Ойл» – сеть АЗС, работающая в городе Мегион, Ханты-Мансийский автономный округ-Югра. Несмотря на то, что на рынке мы относительно недавно (чуть более 4х лет), по данным sbis мы занимаем 22 место в округе в нашей нише по выручке, что для нефтяного округа и такого маленького городка, как Мегион, очень неплохой результат.

Для ведения управленческого учета на наших АЗС мы используем программу «Нефте-кредит», а для ведения бухгалтерского учета используется решение 1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ.

Все продажи любого топлива на АЗС, открытие и закрытие смен ведется при помощи специальной программы «Нефте-Кредит», 1С там нет. По полученным отчетам из этой учетной системы, ежедневно приходится заносить данные в 1С: Бухгалтерия 8 (отчеты о розничных продажах, реализации, поступления), синхронизации между ними не было.

Первое время все шло хорошо, но вместе с динамичным развитием и ростом компании мы столкнулись с проблемами в учете, а именно:

  1. с получением актуальной информации о состоянии взаиморасчетов с контрагентами – все операции повторно вносились вручную из процессинга программы «Нефте-Кредит» в 1С, иногда с очень серьезной задержкой, кроме того, нельзя недооценивать человеческий фактор, при ручном вводе ошибки неизбежны;
  2. с ведением складского учета, поступления всей продукции было в килограммах, а на самой АЗС учет велся в литрах, из-за разной плотности цифры отличались, и базовыми средствами 1С отражать все потребности не получалось;
  3. с построением отчетности для управленческого учета, руководству требовались отчеты, которых просто нет в 1С, например, сводный отчет, сколько какого вида топлива было отгружено по дням на разных АЗС в литрах и килограммах, поэтому мы сводили эти отчеты вручную посредством программ Excel, собирая информацию по крупицам по данным 1С. Это занимало очень много времени, и, опять таки, не гарантировало точной отчетности, из-за возможных ошибок.

Что требовалось?

  1. Настроить синхронизацию между программой на АЗС «Нефте-Кредит» и учетной системой 1С Бухгалтерия 8, чтобы сократить время ручного ввода и избежать ошибок, актуализировать учет.
  2. Реализовать в 1С возможность хранить и перемещать товары по складам и АЗС одновременно в разных единицах измерения (л и кг).
  3. Внедрить специальные отчеты для руководства в 1С Бухгалтерию 8, чтобы уйти от ручной сборки отчетов в Excel.

Все работы выполнялись нашим партнером ООО «ВеронАудит», именно их специалисты и указали нам проблемные места и способ их разрешения, проанализировав наши самые часто возникаемые вопросы (мы находимся у них на сопровождении по 1С, договор ИТС ПРОФ тоже предоставляется ими).

Этапы работ по автоматизации:

Этап 1 «Создание расширения «Трейд-Ойл»

После выявления потребностей и написания специалистом технического задания, было решено не переписывать типовую конфигурацию, а вынести все изменения, новые документы и отчеты в отдельное расширение. Таким образом, при обновлении программы не возникало бы никаких проблем с сохранением множества доработок, кроме того, обновление мог устанавливать любой человек.

Вот так выглядел интерфейс программы в финальной версии, все очень удобно, интуитивно понятно, все, что изменено и добавлено, находится в одном месте.

Этап 2 «Обучение сотрудников работе с расширением»

Следующим шагом стала работа по обучению персонала компании работе с нововведениями, детальная настройка интерфейса для каждого пользователя.

Были проведены обучающие семинары, где подробно разъяснялись назначения всех новых документов и отчетов. Например, в документе «Загрузка из нефтекредита» указывалась дата, путь к файлу, выгруженному из процессинга «Нефте-Кредит», по кнопке «Проверить» контролировалась целостность создаваемых данных, при отсутствии договора с контрагентом или какого-нибудь реквизита выдавалось предупреждение, и работники могли исправить их заранее, а не после проведения выгрузки. По кнопке «Загрузить» проводилась синхронизация данных, создавались «Отчеты ККМ», «Реализации» и «Счета-фактуры» указанной в шапке документа датой.

Также проводилось обучение по работе с новыми отчетами, демонстрировались возможности построения каждого отчета, что и где брать и смотреть, как сверять, какой отчет соответствует документу Excel, в котором ранее велся учет бухгалтерами.

Или другой пример, документ «Перемещение количества», создан для перемещения ГСМ со склада на АЗС, одновременно конвертируя количество из кг в литры, при этом в любой момент можно было посмотреть и те, и другие данные:

Этап 3 «Тестирование и исправление ошибок»

Финальным этапом стало начало ведения учета с января 2019, проверка всех документов на ошибки, сверка результатов новых отчетов и данных по Excel. Проверялись печатные формы, тестировалась установка обновлений, завершением стало Закрытие месяца.

С февраля 2019 мы стали вести учет практически самостоятельно, изредка обращаясь по вопросам сопровождения, весь процесс создания расширения и автоматизации занял меньше месяца, от первой беседы со специалистами «ВеронАудит» до полностью рабочего уникального расширения «Трейд-Ойл», созданного под потребности нашей специфики ведения учета.

Итоги:

В краткие сроки мы смогли синхронизировать данные 1С Бухгалтерии и учетной системы на АЗС, сэкономив кучу времени и избежав ручного ввода, таким образом у нас всегда актуальные данные для руководства.
Был нормализован складской учет, автоматизирована конвертация количества в разные единицы измерения, параллельное ведение учета на складе и в литрах, и в килограммах.
И, наконец, мы ушли от ручного учета в сторонних программах (Excel), при этом продолжая предоставлять специальные отчеты, которые требуются руководству компании.
Теперь, когда мы решили возникшие проблемы при росте компании, мы готовы выходить на следующий этап развития, не опасаясь утонуть в технических проблемах!

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами “1С” и с расширением
Оформлен платный договор 1С:ИТС ПРОФ
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Своевременное обновление программы с сохранением поддержки

Внедрение

Мегион, Январь 2019
Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 7
Общее число сотрудников: 70

Пролистать наверх